Como hacer un Diagrama de Gantt en Excel

En este tutorial te vamos a enseñar paso a paso y de manera muy sencilla cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel, nos aprovecharemos de esta herramienta tan buena que ha creado Microsoft para organizar nuestro trabajo creando uno de estos gráficos. Microsoft Excel tiene una función de gráfico de barras que puede ser formateada para hacer un gráfico de Gantt y nos vamos a aprovechar de esta característica tan útil.

Nota: En las fotos aparece un campo llamado Entrega de Proyecyo(cuando la palabra correcta es Proyecto),disculpen el error y espero que les guste el tutorial y lo puedan aplicar.

Cómo hacer un gráfico de Gantt en Excel

Enumere el calendario de su proyecto en una tabla de Excel.

a. Desglosar todo el proyecto en trozos de trabajo, o fases. Estas se llamarán tareas del proyecto y forman la base de tu diagrama de Gantt.

b. En el Excel 2007, 2010, 2013 o 2016, introduzca sus datos indicando la fecha de inicio y la fecha de finalización de cada tarea, así como su duración (recuento de días necesarios para completar esa tarea). Incluya también una breve descripción de la tarea. Asegúrese de ordenar estas tareas en orden, colocando primero la fecha de inicio más temprana y después la fecha de inicio más tardía.

c. En este tutorial, convertiré la siguiente tabla en un diagrama de Gantt en Excel.

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Empieza a hacer tu Excel Gantt configurándolo como un gráfico de barras apiladas

a. Desde la misma hoja de trabajo en la que está tu tabla de Excel, haz clic en cualquier celda en blanco.

b. Luego, en la cinta de Excel, selecciona la pestaña Insertar.

c. En la sección de Gráficos de la cinta, despliega el menú de selección de Gráficos de Barras.

d. Selecciona Barra Apilada que insertará un gran espacio en blanco en la hoja de trabajo de Excel (no selecciones Barra Apilada 100%).

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Añade las fechas de inicio de tus tareas al diagrama de Gantt

a. Haz clic con el botón derecho del ratón en el espacio del gráfico blanco y haz clic en Seleccionar datos para que aparezca la ventana Seleccionar origen de datos de Excel.

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b. En el lado izquierdo de la ventana de la Fuente de Datos de Excel verá una tabla llamada Entradas de Leyenda (Series). Haz clic en el botón Añadir para abrir la ventana Editar serie de Excel y aquí empezarás a añadir datos de tareas a tu gráfico de Gantt.

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c. Ahora vamos a añadir los datos de su tarea.

  1. Primero necesitamos nombrar los datos (Series) que ingresaremos. Haga clic y coloque el cursor en el campo vacío bajo el título Nombre de la serie, luego haga clic en el encabezado de la columna que dice Fecha de inicio en su tabla.diagrama de gantt gratis excel
  2. Permanece en la ventana Editar serie y baja hasta el valor de la serie. Aquí es donde introducirá las fechas de inicio de la tarea. Es fácil de hacer. A la derecha del campo Valores de la serie verás un icono que es una flecha apuntando hacia arriba.diagrama de gantt en excel tutorial pao
  3. Haz clic en él (el de los valores de las series) y Excel abrirá una ventana más pequeña de edición de series. Eliminar los valores que salgan en el recuadro en caso de haberlo, ahora sólo tienes que hacer clic en la primera fecha de inicio en la tabla de tareas y arrastrar el ratón hasta la última fecha de inicio. Esto resalta todas las fechas de inicio de las tareas y las introduce en el diagrama de Gantt. Asegúrate de no haber resaltado por error el encabezado o alguna celda extra.
  4. Cuando termines, haz clic en el pequeño icono de la hoja de cálculo otra vez que te devolverá a la ventana anterior llamada Serie de edición. Haz clic en OK. Tu Gantt debería tener ahora este aspecto:

Añade la duración de tus tareas al gráfico de Gantt

a. Permaneciendo en la ventana Seleccionar fuente de datos, haz clic de nuevo en el botón Añadir para que aparezca la ventana Editar serie de Excel.

b. Aquí añadiremos los datos de duración a su gráfico de Gantt.

  1. En la ventana de edición de la serie, haga clic en el campo vacío bajo el título Nombre de la serie, y luego vuelva a hacer clic en la tabla de tareas, en el encabezado de la columna que dice Duración.
  2. Permaneciendo en la ventana de edición de la serie, baja al valor de la serie y haz clic en el icono que aparece como una flecha hacia arriba de igual manera que se hizo con anterioridad.
  3. Seleccione los datos de duración haciendo clic en la primera duración de la tabla del proyecto y arrastre el ratón hasta la última duración para que todas las duraciones queden resaltadas.
  4. Para salir, vuelve a hacer clic en el pequeño icono de la flecha, con lo que volverás a la ventana anterior. Seleccione Aceptar y ahora debería estar de vuelta en la ventana de Seleccionar Fuente de Datos.
  5. Vuelve a hacer clic en Aceptar para construir tu gráfico de Gantt, que ahora debería tener un aspecto parecido al siguiente.

Añade las descripciones de tus tareas al gráfico de Gantt

a. Haga clic con el botón derecho del ratón en una de las barras azules del diagrama de Gantt, y luego vuelva a hacer clic en Seleccionar datos para que aparezca la ventana Seleccionar origen de datos.

b. En el lado derecho de la ventana de Fuente de Datos de Excel verás una tabla llamada Etiquetas del Eje Horizontal (Categoría). Selecciona el botón Editar para que aparezca una ventana más pequeña de Rótulos del Eje.

c. De nuevo, haz clic en el pequeño icono de la flecha. Haga clic en el primer nombre de sus tareas (mi primera descripción de la tarea es “Fase Preparatoria”) y selecciónelas todas. Tengan cuidado de no incluir el nombre de la propia columna. Cuando hayas terminado, sal de esta ventana haciendo clic de nuevo en el icono de la pequeña hoja de cálculo.

d. Haz clic en Aceptar y luego Aceptar de nuevo para salir de la ventana de Seleccionar origen de datos, y ahora tu gráfico de Gantt debería tener las descripciones correctas de las tareas junto a sus respectivas barras. Tu gráfico debería tener ahora un aspecto parecido a este:

 

Formatea tu gráfico para que parezca un Diagrama de Gantt

Realmente has construido un gráfico de barras apilado. Ahora tenemos que darle formato para que parezca un gráfico de Gantt. Para ello, debemos hacer que las partes azules de cada barra de tareas sean transparentes para que sólo las partes naranjas sean visibles. Estas se convertirán en las tareas de tu diagrama de Gantt.

a. Para seleccionar todas las barras de tareas a la vez, haz clic en la parte azul de cualquier barra del diagrama de Gantt, luego haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Dar formato a la serie de datos, lo que hará que aparezca la ventana Formato de series de datos en Excel.

b. En el panel de tareas de la Serie de datos de formato, haz clic en el icono Relleno y línea (parece un bote de pintura) para obtener las opciones de Relleno y línea. En Relleno, elija el botón circular Sin Relleno y en Borde elija la opción Sin Línea. No cierres el panel de tareas porque lo usaremos en el siguiente paso.

Tu gráfico de Gantt debería tener ahora este aspecto:

c. Probablemente también veas que las tareas de tu gráfico de Gantt están listadas en orden inverso, con la última tarea en la parte superior del gráfico de Gantt y la primera tarea listada en la parte inferior. Esto es fácil de cambiar en Excel.

  1. Para ello, haz clic en la lista de tareas a lo largo del eje vertical del diagrama de Gantt. Esto las seleccionará todas y también abrirá el panel de tareas del eje de formato.
  2. Hacer un clic en el icono de Gráfico de barras en el panel de tareas de Dar formato al eje y expandir el menú de Opciones del eje.
  3. En el panel de tareas del Eje de Formato, bajo el encabezado Opciones de eje y el sub encabezado Posición del eje, poner una marca en la casilla de verificación llamada Categorías en orden inverso.

Notará que Excel ordenó sus tareas en el orden correcto, enumerándolas del primero al último en su gráfico de Gantt. También notará que Excel movió los marcadores de fecha de abajo a la parte superior del gráfico de Gantt. Ahora comienza a parecerse más a lo que debería hacer un diagrama de Gantt.

Termina tu diagrama de Gantt con estos consejos de estilo

a.Optimizar el gráfico de Gantt

Eliminando parte del espacio en blanco donde solían estar las barras azules, tus tareas se acercarán un poco más al eje vertical de tu gráfico de Gantt. Para eliminar parte del espacio en blanco del gráfico, haz clic en las fechas que aparecen encima de las barras de tareas. Con un clic se deben seleccionar todas las fechas, luego un clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de eje para que aparezca la ventana Opciones de eje de Excel.

En la ventana Opciones del Eje, bajo el encabezado llamado Límites, anote el número actual para Límites Mínimos. Representa el límite más a la izquierda de su gráfico de Gantt. Si cambia este número haciéndolo más grande, sus tareas se acercarán más al eje vertical del diagrama de Gantt. En mi caso, cambié el número original, que era 41750.0, por 44030.0. En cualquier momento puedes pulsar el botón de reinicio para volver a la configuración original. Esto te da la oportunidad de probar diferentes ajustes hasta que encuentres el que mejor se adapte a tu diagrama de Gantt.

b. Ajusta la densidad de las fechas en la parte superior de tu gráfico de Gantt

En la misma ventana de Opciones del Eje, bajo el encabezado Unidades, puede ajustar el espacio entre cada una de las fechas que aparecen en la parte superior del Eje horizontal. Si aumenta el número de unidades, su gráfico de Gantt ampliará el espacio entre cada fecha, lo que también disminuirá el número de fechas que muestra su gráfico de Gantt. Al hacer lo contrario, se reduce el espacio entre cada fecha y, por lo tanto, se acumulan más fechas en el diagrama de Gantt. En mi caso, cambié el número original de 20 a 30.

c. Espesando las barras de tareas en tu diagrama de Gantt para reducir el espacio en blanco

Haga clic derecho en el ratón en la primera barra de tareas y elija Dar formato a la serie de datos para abrir el control de formato de la serie de datos. Bajo el encabezado de Opciones de la serie encontrarás el control Ancho del Rango. Deslizándolo hacia arriba o hacia abajo, aumentará o reducirá el tamaño de las barras de tareas en el gráfico de Gantt. Juega hasta que encuentres algo que funcione mejor para ti.

Descargar la plantilla del diagrama de Gantt en Excel

En el enlace les proporciono la plantilla del ejercicio que realizamos en este artículo para que lo utilicen a modo de guía o ejemplo para cuando te decidas a elaborar el tuyo, aunque lo pueden cambiar a tu gustoo y ahorrarte el tiempo que te supondría hacerlo desde cero en word, me gustaría que te sea de gran utilidad y que me dejes un comentario si tienes alguna duda o si te fue útil.

Descargar plantilla de Excel

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