Cómo hacer un diagrama de Gantt en Word

En este tutorial vamos a enseñarte paso a paso a crear un diagrama de Gantt en Microsoft Word de manera sencilla y muy vistoso. De esta forma podrás sacarle todo el partido a este diagrama y planificar tus tareas y la de tus compañeros.

Pasos para hacer un gráfico de Gantt en Word

1. Construir un gráfico de barras apilado básico

a. Abre un nuevo documento de Word y establece la orientación de la página de Vertical a Horizontal para obtener más espacio para tu gráfico de Gantt. Para ello, ve a la pestaña Disposición de la cinta de Word y haz clic en Orientación como se muestra en la siguiente imagen.

b. Vaya a la pestaña Insertar y seleccione Gráfico en la sección Ilustración.

c. En la ventana Todos los gráficos que aparece, selecciona la categoría Barra y elige Barras apiladas como tipo de gráfico para usar en tu gráfico de Gantt.

2.Añade los datos de la programación del proyecto.

Una vez que complete los pasos anteriores, Word generará un gráfico estándar como el que se muestra a continuación, junto con una tabla de Excel en la que podrá sustituir los datos del marcador de posición por los suyos propios.

Consejo: Puede cambiar el tipo, estilo y esquema de color de su gráfico desde la pestaña Diseño como se muestra en la imagen de arriba o haciendo clic en el gráfico y después en el pequeño pincel en el lado derecho del gráfico. También puede cambiar el tamaño del visual haciendo clic en el área del gráfico y arrastrando sus manijas de tamaño hasta que alcance la altura y el ancho deseados.

Para empezar a trabajar en el gráfico de Gantt, primero debes esbozar las principales fases o tareas de tu proyecto. Una vez que determine las tareas del proyecto, podrá asignar a cada una de ellas una fecha de inicio, una fecha de finalización y una duración (número de días en que se realiza una tarea):

a. Introduzca las descripciones, títulos de sus tareas, o el numbre de la persona que la va a realizar en la columna Vertical de la tabla de Excel visible en su documento de Word. A medida que enumere los nombres de las tareas, los elementos se irán apilando hacia arriba en el gráfico, mostrándose la primera tarea en la parte inferior del gráfico y la última en la parte superior.

b.Cambiaremos el nombre de las columnas tituladas Serie 1, Serie 2 y Serie 3 por Fecha de inicio, finalización y duración (días), respectivamente a modo de ejemplo para que sea más fácil su comprensión.

c. Para mostrar correctamente las fechas de inicio y fin de sus tareas, tal vez desee dar formato a las columnas B y C antes de introducir sus datos. Para ello, seleccione las dos columnas, haga clic con el botón derecho del ratón en ellas y elija Formato de celdas en el menú contextual. En el cuadro de diálogo que aparece, elija Fecha en la lista Categoría y seleccione el formato de fecha deseado en el menú Tipo.

d. Una vez que se haya establecido el formato adecuado para las columnas B y C, puede escribir las fechas de inicio y fin de sus tareas.

Nota: No te preocupes si el gráfico parece estar apagado después de introducir las fechas. Arreglaremos esto rápidamente tan pronto como llenemos la columna de Duración.

e. Calcule la duración de su primera tarea escribiendo la fórmula =$C2-$B2 en la celda D2. A continuación, selecciona la celda y arrastra su manija de relleno hacia abajo a través de la columna D. Esto aplicará la misma fórmula al resto de las celdas en Duración.

f. Ahora que has calculado las duraciones de las tareas, ya no necesitas la serie de la Fecha Final, así que puedes quitarla del gráfico para hacer visible la serie de la Duración. Para hacerlo, selecciona el gráfico y luego:

  1. Haga clic en el botón Filtros de Gráficos (el símbolo del embudo en el lado derecho del gráfico)
  2. Desmarque la casilla a la izquierda de la fecha de finalización, bajo el grupo Serie.
  3. Haga clic en Aplicar.

Una vez que hayas filtrado las Fechas Finales, tu gráfico debería verse así:

grafica de gantt en word

3. Convierte tu gráfico en un diagrama de Gantt

Ahora tu gráfico se está acercando a un gráfico de Gantt, pero todavía no está ahí. Para convertirlo en un Gantt, tendrás que hacer transparentes las barras azules para que sólo las grises permanezcan visibles. Las barras restantes representarán las tareas de tu gráfico de Gant. Para ello:

a. Haz clic en cualquiera de las barras azules de tu gráfico para seleccionar toda la serie.
b. Haz clic con el botón derecho del ratón en la selección.
c. En la mini barra de herramientas que aparece, haz clic en el botón Relleno y selecciona Sin relleno.

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4. Personaliza tu gráfico de Gantt

Con el diagrama de Gantt listo, ahora puedes hacer más personalizaciones para acomodarlo y adaptarlo mejor a las presentaciones.

a. Para que tu gráfico destaque más, puedes aplicarle una variedad de estilos y efectos desde la pestaña Herramientas de Gráficos de la cinta de Word y después dar click en Formatos.  En mi ejemplo, elegí añadir una ligera sombra al área del gráfico mediante los Efectos de forma y aplique un Estilo Preestablecidos  a todas las tareas para hacerlas resaltar.

ejemplos de carta gantt en word

b. También puede repasar las tareas individuales para llamar la atención sobre fases o actividades particulares. Para ello, seleccione la barra de tareas deseada (es posible que tenga que hacer clic en ella dos veces), luego haga clic con el botón derecho del ratón en ella y luego vaya a Rellenar el menú contextual para cambiar su color.

descargar diagrama de gantt en word

c. Si desea invertir el orden de las tareas, haga doble clic en la lista de descripciones de tareas en el lado izquierdo del gráfico. Luego, en el panel Tipo del eje  que se abre, debe marcar la última casilla de verificación que se llama Categorías en orden inverso, en el grupo Opciones del eje.

modelo carta gantt word

Notará que la primera tarea aparece ahora en la parte superior del gráfico de Gantt y la última en la parte inferior, con los marcadores de fecha también movidos de abajo a la parte superior del gráfico.

d. Para acercar las barras de tareas al eje vertical de su gráfico, haga doble clic en la serie de fechas situada debajo de las barras para abrir sus ajustes en el panel Opciones del eje de la derecha. Aquí, en el grupo Opciones del eje, aumente el número Mínimo que se encuentra debajo del encabezado llamado Límites para ajustar el límite más a la izquierda de su gráfico. En mi caso, cambié el número inicial de 200 a 360.

modelo de carta gantt en word

e. En mi ejemplo, también disminuí el ancho de mis barras de tareas para que hubiera más espacio entre ellas en el gráfico. Para hacer lo mismo, seleccione las barras de tareas y luego:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la selección y elija Dar formato a serie de datos en el menú de que aparece;
  2. A la derecha, en Opciones de serie, aumente el porcentaje en el cuadro junto a Ancho del rango. Para mi gráfico de Gantt, lo aumenté  de 150% a 175%.

plantilla carta gantt word

 

f. Por último, puede que también quieras eliminar la leyenda generada automáticamente por Word, ya que puede ser un poco confusa. Simplemente selecciónala, presiona Borrar, y eso es todo. Al final, tu diagrama de Gantt puede parecerse a esto:

como hacer una carta gantt en word

Descargar plantilla de la carta de Gantt en Word

En el enlace les dejo la plantilla del ejemplo que hicimos anteriormente para que lo tengan como referencia a la hora de crear el suyo propio, o bien lo pueden modificar y se ahorran un poco de tiempo a la hora de trabajar en word, espero que les sea de utilidad y la usen tanto como yo lo hago.

Descargar plantilla de Word

Los profesionales que deseen crear un gráfico de Gantt en Microsoft Word pueden hacerlo utilizando la función de barra apilada de la herramienta y algún formato manual. Sin embargo, dado que el software está diseñado principalmente para la edición de copias y carece de una característica de Gantt incorporada, es posible que no ofrezca demasiada flexibilidad cuando se trate de personalizaciones más refinadas o actualizaciones regulares.

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